數字化管理系統是一種采用現代信息技術手段，將各種管理活動進行全面數字化的系統。其中數字化檔案管理系統是數字化管理系統的重要組成部分，具有以下功能：
1. 全生命周期檔案管理：實現檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、鑒賞的全過程管理，確保檔案的完整記錄和有效流通。
2. 多端登錄與快速采集：支持PC端、移動端接入，實現檔案的隨時隨地管理。通過專用接口與其他業務系統連接，實現第三方文件的歸檔存儲。
3. 數字化檔案借閱：根據國家檔案管理規范，提供檔案分類和權限管理，實現檔案的自主借閱、調用和分享。通過電子條碼，實現檔案的快速查找和借用操作。
4. 相較于傳統檔案，數字化檔案管理在提升經濟效益、辦公效率和對檔案原件的保護上具有重要作用。已經成功應用于廣州工控、佛山工控等大型企業的數字化檔案管理項目。
二、什么是管理信息系統及其作用？包括哪些子系統？
管理信息系統是一個由人、計算機和其他設備組成的能夠收集、傳遞、存儲、加工、維護和使用信息的系統。它基于管理科學、系統科學、信息科學和計算機科學等學科，研究信息處理和決策的整個過程，并探討計算機的實現方法。其主要作用如下：
1. 提供各職能部門的計劃，如生產計劃、財務計劃等，并根據不同的管理層次提供相應的計劃報告。
2. 對計劃執行情況進行監督、檢查，分析差異及原因，輔助管理人員及時加以控制。
3. 預測未來，采用相應的數學模型從大量數據中推導出最優解和滿意解，輔助管理人員進行決策。
4. 管理信息系統是現代企業管理不可或缺的工具，廣泛應用于各個領域，促進了企業管理工作的提升。它的開發和建立使企業擺脫傳統的管理方式，實現管理現代化的有效途徑。
管理信息系統包括生產管理、財務會計、物資供應、銷售管理、勞動工資和人事管理等子系統。還包括提供與具體業務無關的系統功能、采購子系統、倉儲管理系統、庫存子系統、生產子系統、銷售子系統、配送子系統、運輸子系統和財務子系統等。這些子系統共同構成了管理信息系統的完整框架，為企業的決策和控制提供保障。信息的重要性在于增強國家經濟的可持續快速發展，提升國家綜合實力，并幫助應對加入WTO后的挑戰和適應國際化競爭。信息化是現代社會發展的關鍵要素，尤其在新世紀的發展機遇中顯得尤為重要。我們正處于知識經濟崛起和全球信息化迅速發展的時代，信息的采集、共享、利用和傳播已經成為決定企業競爭力的關鍵因素，同時也是國家生產力水平和經濟增長的重要推動力。
關于問題六，信息管理系統和管理信息系統雖然名稱相似，但有著明顯的區別。前者專注于企業或組織內部各方信息的管理，是一個特定的系統或平臺；后者則涉及更廣泛的領域，包含多個業務管理內容，如倉庫管理信息系統、項目管理信息系統等，旨在實現企業的電子化業務管理。
問題七提到企業常用的管理信息系統。用友ERP的功能模塊就是一個很好的例子，其中包括財務管理、采購管理、生產管理、庫存管理、銷售管理和人力資源管理等。這些系統幫助企業高效運行，提高競爭力。
問題八關于管理信息系統的軟件，商基數據智能監控平臺是其中之一。
問題九關于管理信息系統的要素。現代管理信息系統是一個集成化的人機系統，以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備等進行信息的收集、傳輸、加工、儲存和更新。其主要目的是支持企業的決策、控制和運作，實現企業的戰略競優、提高效益和效率。系統的觀點、數學的方法和計算機的應用是其三個主要要素。
三、關于企業信息系統，主要包括ERP系統、CRM系統、SCM系統和OA系統。ERP系統是企業資源計劃系統，整合企業的財務、人力資源、采購等多個模塊，實現全面管理，優化業務流程和管理效率。CRM系統則用于管理企業與客戶的互動關系，提升客戶滿意度和忠誠度。SCM系統是供應鏈管理信息系統，管理供應鏈中的各個環節，確保供應鏈順暢運行。而OA系統主要用于企業的日常辦公管理，提高辦公效率和協同性。這些企業信息系統各有側重，企業可以根據自身需求選擇合適的系統進行應用和發展。
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